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Kleines Teil im großen System

Alexandra Pettinger, Head of Systems & Processes Purchasing, Novartis Pharma GmbH: „Sehen Sie unsere Print Management Company nicht als Feind, sondern als Partner an.“

Mit E-Procurement, dem EDV-gestützten Einkaufsmanagement, muss sich auch die Druckindustrie auseinandersetzen, nachdem es in wichtigen Industriebranchen – etwa der Automobil­industrie – bereits gang und gäbe ist. Nach einer öffentlichen Ausschreibung und einem Bieterverfahren werden dabei die Zulieferer nach bestimmten Kriterien ausgesucht – eben auch Druckdienstleister.

Kennen Sie das? Sie interessieren sich für ein neues Auto, gehen ins Internet, wählen sich in eines der zahllosen Portale für günstigen KFZ-Einkauf ein und suchen sich das für Sie optimale Auto mit dem günstigsten Preis sowie der besten Ausstattung heraus und setzen sich dann mit dem Verkäufer in Verbindung. Haben Sie ihn erreicht, versuchen Sie noch ein paar Prozente herauszuschlagen und werden sich nach einer kurzen Preisverhandlung in der Regel einig.

Teil des Beschaffungswesens. So ist mittlerweile in vielen Fällen der Einkauf in Industrieunternehmen organisiert. Professionelle Portale und Auktionstools unterstützen die Einkäufer und schaffen die Möglichkeit, sich mit den Anbietern in Verbindung zu setzen. Mit dieser Technik sieht sich auch die Druckindustrie konfrontiert und zahlreiche Druckdienstleister beteiligen sich intensiv an diesen Auktionen, um dort ihre Aufträge zu bekommen. Im Rahmen der IRD-Jahrestagung präsentierte Alexandra Pettinger, Head of Systems & Processes Purchasing der Novartis Pharma GmbH (Nürnberg), wie dort mit dem Thema E-Procurement Print umgegangen wird und was man von der Zulieferern erwartet. Dass es während und nach dem Vortrag bei den Tagungsteilnehmern entsprechend kontrovers zuging, verwundert sicherlich niemanden. So mancher Druckdienstleister hatte zunächst seine Probleme damit, festzustellen und sich einzugestehen, dass man ein kleiner Teil des gesamten Beschaffungswesens eines großen Konzerns ist und entsprechend gesehen wird.
Für Novartis ist E-Procurement ein Hilfsmittel, um die Produktivität und die Effizienz des Unternehmens zu steigern, die Transparenz zu erhöhen und einen schnellen ROI (Return on Investment) zu erzielen. Das heißt, Novartis schreibt seine Drucksachen aus und der Anbieter, in diesem Fall der Druckdienstleister, wird nach bestimmten Kriterien, beispielsweise Angebotsumfang und Preis ausgewählt. Der Nachteil: der Drucker weiß bei der Abgabe seiner Konditionen nicht, in welchem Rahmen und Umfang er mitbietet.

Software-Tools. Ob E-Procurement von den Druckern nun angenommen wird oder nicht, ist jedoch nicht die Frage. Die Technologie schreitet unaufhörlich voran und mit zunehmender Nutzung des Internets werden auch die entsprechenden Möglichkeiten zunehmend genutzt.
Alexandra Pettinger stellte daher die in ihrem Unternehmen hierzu genutzten Plattformen vor. Hierzu gehört beispielsweise das Auktionstool „Emptoris“. Mit Emptoris werden Projekte geplant und automatische Erinnerungsfunktionen definiert. Dabei unterstützt eine einfach konstruierte Oberfläche sowohl komplexe als auch einfache Ausschreibungen, ein Analyse-Tool identifiziert schließlich den besten Lieferanten und gewichtet den Preis gegen definierte Faktoren. Ein Kategorie-Manager ermöglicht die Online-Kommunikation zwischen Lieferanten und Einkäufern. Zudem lassen sich über Benutzerrollen Einkaufs- und Bietererlaubnisse zu den verschiedenen Mitgliedern der Organisationen delegieren. Der Datenmanager erlaubt schließlich, die Daten von verschiedenen Quellen hochzuladen. Zahlreiche weitere Funktionen ermöglichen zudem die Definition des Auktionsteams, die Beobachtung des Events, die Analyse der Ergebnisse, deren Auswertung und vieles andere mehr. Novartis verfügt somit über eine hoch komplexe Software, um die jeweiligen, Event genannten, Ausschreibungen optimal zu gestalten und entsprechende Ergebnisse zu erhalten.

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