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Auftragsdatenverarbeitung durch Agenturen und Druckereien

Der Auftraggeber überlässt dem Dienstleister für den Druck von Mailings personenbezogene Daten, zum Beispiel in Form von Adressdaten. Als Verantwortliche in der entwerfenden Grafikagentur oder ausführenden Druckerei macht man sich in der Regel keine Gedanken über besondere Maßnahmen zum Datenschutz in diesen Fällen, denn man ist ja nur ausführender Dienstleister. Aber das Datenschutzrecht gilt auch hier.

Besondere Regeln im Umgang mit personenbezogenen Daten gelten – insbesondere nach der Novellierung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) im letzten Jahr – immer, wenn solche Daten – egal wie – genutzt werden. Man muss dabei die Daten nicht für unmittelbar eigene Zwecke verwenden. Vielmehr ist es ausreichend, als Dienstleister im Auftrag seines Kunden solche Daten – etwa für den Entwurf oder Druck von Mailings – zu Gesicht zu bekommen. Zwar bleibt der Kunde Hauptverantwortlicher für den ordnungsgemäßen Umgang mit den Daten, aber die Agentur oder Druckerei treffen sogenannte Sekundärpflichten.

Technisches und Organisatorisches. Sobald man als Dienstleister in Kontakt mit persönlichen Daten kommt, muss man sicherstellen, dass diese nicht durch Unbefugte gelesen, kopiert, verändert oder zerstört werden können. Gelangen solche Daten weiteren Mitarbeitern im gewöhnlichen Arbeitsablauf zur Kenntnis, müssen diese besonders auf das Datengeheimnis verpflichtet werden. Diese schriftliche Erklärung sollte zur Personalakte genommen werden. Ratsam ist insgesamt die Implementierung eines Datenschutzkonzeptes nebst Dokumentation.

Auftraggeber. Umgekehrt trifft den eigenen Auftraggeber die Pflicht, den ordnungsgemäßen Umgang mit persönlichen Daten sicherzustellen. Er darf sich nicht auf das erworbene Vertrauen aus langjähriger Geschäftsbeziehung verlassen. Ihm darf auch der Hinweis etwa in den AGB auf die Achtung des Datenschutzes nicht genügen, sondern er muss nach einem konkreten Punkteplan schriftlich die erforderlichen Maßnahmen, welche die Agentur oder Druckerei zu erfüllen haben, festhalten und die Einhaltung dieser Verpflichtung in regelmäßigen Abständen prüfen.
Kommt man den Anforderungen nicht nach, kann der Auftraggeber den Auftrag kündigen, in der Regel ohne Zahlungsverpflichtung. Damit hat man ein unmittelbares Interesse an der Gestaltung der einzuhaltenden Maßnahmen.

Zehn-Punkte-Plan. Die zu regelnden Punkte sind unmittelbar im Gesetz, dort in § 11 Absatz 2 BDSG (abrufbar unter http://bundesrecht.juris.de/ bdsg_1990/index.htm) enthalten, lassen aber Spielraum in der konkreten Gestaltung. Regelungsbedarf besteht insbesondere hinsichtlich des Kreises der Betroffenen, der konkreten Maßnahmen zur Datensicherung vor unbefugten Zugriffen, der Berechtigung zur Unterauftragsvergabe, etwa von Seiten der Agentur zur Druckerei, weiterhin hinsichtlich der Kontrollrechte des Auftraggebers, des Umfangs von Weisungsbefugnissen, sowie der Art und Weise der Rückgabe beziehungsweise Vernichtung gespeicherter Daten. Diese Aufzählung zeigt, dass neben dem eigentlichen Auftragsverhältnis die Bestimmungen zum Datenschutz ein erhebliches Einmischungspotenzial in sich bergen, denen es mit den geeigneten Mitteln zu begegnen gilt.

Eigenes Datenschutzkonzept. Die Notwendigkeit der schriftlichen Fixierung der oben beschriebenen Datenschutzstandards hat sich bei den eigentlich verantwortlichen Auftraggebern noch nicht durchgesetzt. Das Fehlen schriftlicher Vereinbarungen führt aber – wie bereits angesprochen – zur latenten Angreifbarkeit der Vertragsbeziehung. Deshalb ist es ratsam, mit einem eigenen, individuell zugeschnittenen Vertragswerk aufzuwarten.
Die damit gewonnene Gestaltungshoheit sollte man, insbesondere hinsichtlich der Berechtigung zur Unterauftragsvergabe, der Begrenzung von Weisungs- und Kontrollrechten, sowie der Beschreibung der konkret implementierten Datenschutzmaßnahmen, nutzen. Besonders zu beachten ist dabei, dass der Zugang sowie die Übermittlung von Datensätzen mit personenbezogenen Daten passwortgeschützt oder noch besser verschlüsselt erfolgen muss. Weiterhin ist der Umgang mit den Daten zu protokollieren, um den ordnungsgemäßen Umgang nachzuweisen beziehungsweise Missbrauch aufdecken zu können.

Tipps zum Datenschutz 

  • Eigene schriftliche Vereinbarung bereithalten
  • Datenzugriff muss passwortgeschützt und protokolliert erfolgen
  • Transparenz im Datenumgang durch Zugriffsbeschränkungen
  • Verpflichtung der Mitarbeiter auf das Datengeheimnis zur Personalakte nehmen

Autor: Dirk Otto
Erschienen in PUBLISHING PRAXIS 7-8/2010

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