Königsdisziplin: Die Editierung von Dokumenten im Browser


Lizenzmodelle. Web-to-Print-Systeme können gekauft oder gemietet werden. Beim Erwerb einer Kauflizenz installiert der Käufer das System entweder im eigenen Haus oder bei einem externen Provider. Mieten kann man ein Web-to-Print-System im Rahmen eines so genannten ASP-Modells (Application Service Provider). Üblich sind eine Einrichtungsgebühr, monatliche Mietgebühren und Transaktionsgebühren, zum Beispiel auf der Basis druckfertiger PDF-Dateien. Bei ASP-Lösungen erfolgt der Betrieb meist auf dem Server des Anbieters. Das Angebot an ASP-Lösungen nimmt zu; Vorteile sind die transparenten Kosten und das relativ geringe finanzielle Risiko. Manche Unternehmen möchten aus Sicherheitsgründen kein webbasiertes System in die eigene IT einbinden.

Tipps. Im Folgenden werden einige Kriterien genannt, die sich in der Praxis als relevant erwiesen haben.

  1. Seriosität: Der geschäftliche Hintergrund des Anbieters, die Anzahl Kunden, der Zeitpunkt der Erstinstallation des Systems und eine effiziente Hotline sind wichtige Kriterien für die Auswahl des richtigen Partners.
  2. Skalierung. In der Regel wird ein System schrittweise aufgebaut. Der spätere Ausbau des Systems hinsichtlich der Rechenleistung und Anzahl Benutzer sollte problemlos möglich sein.
  3. Individuelle Anpassungen. Web-to-Print-Systeme müssen häufig individuell angepasst werden. Eine wichtige Frage ist, ob diese Anpassungen bei System-Updates übernommen werden können oder ob dadurch zeitliche Verzögerungen und Zusatzkosten entstehen.
  4. Systemkonzept. Je nach Einsatzgebiet kann die Zahl der Produkte in einem Web-to-Print-System stark anwachsen. Parameter, die von allen oder vielen Produkten gleichzeitig genutzt werden, sollten einmalig zentral geändert werden können. Dazu können gehören: Preflight-Profile, Papiersorten, Auflagenhöhen.
  5. Benutzerfreundlichkeit. Viele Betreiber von Web-to-Print-Systemen mussten bereits die Erfahrung machen, dass ihr System trotz modernster Technologie nicht in dem gewünschten Umfang genutzt wurde. Die Gründe: zu komplexe Gestaltung der Druckvorlagen, überforderte Nutzer durch zu schwierige Bearbeitung der Druckvorlagen, fehlende Zwischenspeicherung der Dokumente, keine Warnhinweise bei Übersatz, fehlenden Seiten oder zu geringen Bildauflösungen.
  6. Schulung. Der Aufwand für die Systemadministration und Vorbereitung der Druckvorlagen kann sehr stark variieren.Manche Systeme sind so vielschichtig, dass eine zwei- bis dreitägige Schulung erforderlich ist und Programmiersprachen er­lernt werden müssen.
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