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Preflight- und Freigabeprozesse sichern Druckdienstleister ab

Der Aufbau von Web-to-Print-Systemen ist nicht so leicht zu erfassen, da diese aus verschiedenen Komponenten bestehen. Beteiligt ist jedoch immer ein Client- und ein Serversystem sowie eine zentrale Datenbank und meist auch eine Render-Engine für Vorschau- und Druckdaten.

Web-to-Print (2). Wer über das Internet seine Druckdienste anbietet, vergrößert schlagartig sein Markt- und Kundenpotenzial. Aber damit ist es nicht getan: Ohne gut durchdachte Überprüfungs- und Freigabeprozesse, ist das Chaos vorprogrammiert. Wichtig sind auch Shopfunktionen, die den Kunden entlasten.

Shopfunktionen sind in fast allen Systemen integriert, im zweiten Teil wird dieser wichtige Bereich genauer untersucht. Werden Auftragsbestätigung und Rechnung automatisch erstellt, was ist mit Wiederholbestellungen? Für die effektive Einbindung des Kunden sind Hilfen für die Freigabe von Druckvorlagen besonders wichtig: Ist ein Preflightsystem integriert, ist der Austausch von Korrekturanmerkungen vorgesehen?

Proof und Preflight. Die automatische Prüfung der Dokumente, auch Preflight genannt, erfolgt in der Regel im Webserver anhand festgelegter Kriterien und der Benutzer erhält einen Preflight-Report als Rückmeldung. Eine sinnvolle Ergänzung ist der Preflight bei Systemen, die den Upload fertiger Druckdateien durch den Benutzer ermöglichen. Werden hingegen in vorbereiteten Vorlagen (engl. Templates) einzelne Texte und Bilder aus einer Mediendatenbank vom Benutzer integriert, kann auf einen Preflight auf Benutzerebene eher verzichtet werden. Dürfen Benutzer jedoch eigene Bilddaten in die Vorlagen integrieren, zum Beispiel Logos, führt dies in der Praxis zu Problemen, da diese Bilder häufig nicht mit der erforderlichen Auflösung oder im falschen Datenformat gespeichert sind. Eine integrierte Preflight-Funktion kann den Benutzer darauf hinweisen. 

In einem Web-to-Print-System für Standarddrucksachen müssen oft nur wenige Änderungen in einer Vorlage gemacht werden. Das verleitet dazu, die Dokumente ohne genauere Prüfung für gut zu befinden. Wichtig ist deshalb die Vorschaufunktion, die ein Softproof erstellt. Notwendig ist ein Softproof auch dann, wenn die Webeditoren das spätere Druckergebnis nicht exakt wiedergeben können.

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