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Workflowsysteme im Fokus

Ein Workflow am Beispiel der Lösung von Fuji. Unter der Bezeichnung XMF (Cross Media Workflow) bietet das Unternehmen ein PDF/JDF-basiertes System für den Ablauf vom Kundengespräch bis zur Auslieferung.

Trends. Workflow – ein Begriff, der seit Jahren weitgehend undefiniert durch die Branche geistert. Früher hieß es einmal Arbeitsablaufplanung und -steuerung, heute steht der Begriff Workflow-Management für eine Vielzahl von Lösungen, die von der einfachen Ausgabesteuerung bis hin zur komplexen Vernetzung gesamter Unternehmen reichen können.

Jedes Unternehmen ist individuell und so gibt es auch nicht „die Workflowlösung“, sondern eine Vielzahl von Systemen beziehungsweise einzelnen Modulen, die zumeist individuell nach den jeweiligen Gegebenheiten des Unternehmens konfiguriert werden müssen.

Qualität ist wesentlich. In einer Studie zur Optimierung des Auftrags-Workflows in der Druckindustrie beschreibt die Consultant-Agentur Calmbach & Partner: „Was sich in den letzten Jahren für die Druckereien geändert hat, ist zum einen die Intensität, wie man Prozessoptimierung betreiben muss, zum anderen die technologischen Werkzeuge dazu. Waren es früher die Mitarbeiter und deren persönliche Kommunikation, welche die Prozesse bestimmt haben, so ist es heute immer mehr die Qualität der digitalen Hilfsmittel, die den Workflow determinieren. Der Mensch bleibt wichtig; aber ohne moderne Systeme wie etwa JDF (Job Definition Format) steht er heute auf verlorenem Posten! Eine Druckerei kann auf Dauer nur bestehen, wenn es ihr gelingt, immer mehr Aufträge in immer kürzerer Zeit in immer kleineren Auflagen zu immer schlechteren Preisen durch das Unternehmen zu jagen – und das weitgehend kostenneutral! Die steigende Flut an Aufträgen muss weitgehend vom vorhandenen Mitarbeiterstamm und einer besseren Arbeitsorganisation bewältigt werden. Und das Zauberwort für die Verbesserung der Arbeitsorganisation in der Druckindustrie lautet Workflowoptimierung!“

Die ganze Kette. Vor rund einem Jahrzehnt kamen die ersten Workflow-Management-Systeme auf den Markt. Zunächst handelte es sich nur um Lösungen, die den Bereich von der Datenannahme mit der Datenprüfung (Preflighting) bis zum Spoolen der zu belichtenden Daten optimierte und zahlreiche, bislang manuelle Vorgänge automatisierte. Man nannte sie Ausgabe-Workflows. In den letzten Jahren entwickelten die Hersteller jedoch zahlreiche weitere Komponenten, um letztlich eine durchgängige Strecke vom Auftragsmanagement bis zur Weiterverarbeitung zu ermöglichen. Ziel: die vernetzte Druckerei. Und dabei geht es nicht mehr nur um das Rationalisieren/Automatisieren einzelner Prozesse, sondern um die effiziente Vernetzung der gesamten Wertschöpfungskette.

MIS-Integration. Von der Vernetzung und der damit verbundenen Neuorganisation der einzelnen Produktionsprozesse profitieren ganze Unternehmensbereiche. Besonders die stark vorangetriebene Integration der Management-Informationssysteme (MIS) sorgt für Rationalisierungspotenzial. Im Management lassen sich Kostentreiber, aber auch Umsatz und Gewinnbringer, besser identifizieren. Die Jobverfolgung und das Integrieren der Daten in die betriebswirtschaftlichen IT-Anwendungen werden optimiert. Es entsteht ein besseres Management der Kundenbeziehungen, schnellere Reaktionszeiten und ebenso zügigeres und genaueres Abarbeiten der Lieferkette sind die Folge. Und so beobachten wir zahlreiche neue bzw. weiterentwickelte Workflowlösungen. Man könnte den Eindruck gewinnen, dass es schon bald keiner manuellen Eingriffe mehr bedarf, um einen Kundenauftrag bis zum Versand durch die Produktion zu schleusen. Dass dem nicht so ist, dürfte jedem klar sein, der sich bereits intensiver mit den am Markt verfügbaren Workflow-Technologien befasst hat. Allerdings hat sich seit der Drupa 2008 doch viel getan. Besonders in der Nutzung von JDF sind die Anbieter bereits sehr viel weiter.

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