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Compart: Zentralisierte Dokumentenverarbeitung mit Docbridge Filecab

Integration dezentral erzeugter Dokumente in das zentrale Output-Management

Docbridge Filecab integriert dezentral erzeugte Dokumente in das zentrale Output-Management eines Unternehmens.

Mit Docbridge Filecab erweitert der Böblinger Anbieter von skalierbaren und plattformunabhängigen Output-Management-Systemen, Compart, sein Software-Angebot. Hierbei handelt es sich um eine Lösung für die Integration von dezentral erzeugter Korrespondenz in die zentrale Dokumentenverarbeitung und -ausgabe. Das betrifft vor allem Office-Dokumente, die an PC-Arbeitsplätzen erstellt werden.

Docbridge Filecab zentralisiert diese Prozesse, indem die individuellen Schreiben in die Massenverarbeitung eingebettet werden – für alle gängigen Kanäle wie Druck, E-Mail, Webportal, Archiv etc. Auch die Ausgabe als E-Postbrief ist möglich, so Compart.

Docbridge Filecab stellt einen neunen Eingangskanal für das Compart-Produkt Docbridge Pilot dar. Dabei handelt es sich um eine datenbankgestützte, plattformunabhängige Software, mit der sich maßgeschneidert Sendungen für jede Ausgabeform erstellen lassen. Datenströme können laut Hersteller sortiert und gruppiert, die Einlieferung für den Carrier optimiert und Beilagen dynamisch hinzugefügt werden. Außerdem unterstütze Docbridge Pilot die elektronische Entrichtung von Portogebühren (DV-Freimachung). Mittels Docbridge Filecab seien Unternehmen nun in der Lage, auch ihre Office-Dokumente im gleichen Sendungspool abzulegen und sie damit zentral weiterverarbeiten zu lassen. 

Funktionsprinzip.
Nach der Erstellung am PC-Arbeitsplatz übergibt der Sachbearbeiter das Dokument per Druckertreiber-Schnittstelle an Docbridge Filecab. Wie Compart den nachfolgenden Prozess beschreibt, prüft die Software es gegen hinterlegte Regelwerke – beispielsweise, ob die vorgesehenen Schriftarten gemäß dem Corporate Design eingehalten wurden. Auch die Adressprüfung bzw. -korrektur erfolgt automatisch. Sind alle Kriterien erfüllt, wird das Dokument an die unternehmensweite elektronische Poststraße bzw. zur Archivierung übergeben. Dabei konvertiert Docbridge Filecab das Dokument in ein anwendungsunabhängiges Format und übergibt es an Docbridge Pilot, wo die Dokumente wie gewohnt optimiert, sortiert und über die verschiedenen Kanäle ausgegeben werden. Hier erfolgt auch, falls erforderlich, die Zusammenführung der Office-Dokumente mit denen aus anderen betriebswirtschaftlichen Anwendungen. Dezentral erzeugte Dokumente werden somit zentral verarbeitet. 

Weitere Möglichkeiten.
Mit Docbridge Filecab lassen sich zudem Metadaten für die Weiterverarbeitung auslesen und anzeigen. Auch die Weitergabe der Dokumente an einen externen Dienstleister und die Anbindung weiterer Office-Anwendungen sei möglich, so Compart. Zudem bestehe die Möglichkeit, dem Dokument Informationen für Beilagen mitzugeben, die zentral im System vorgehalten werden.

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