Mit der Digitalisierung ihres Belegwesens ist die grunewald GmbH Digital- und
Printmedien Anfang 2025 den ersten Schritt in der Implementierung von Obility
gegangen.
Mit der Umstellung ihres Belegwesens auf Obility ist die grunewald GmbH Digital- und Printmedien Anfang 2025 einen weiteren Schritt in der digitalen Transformation ihrer betrieblichen Prozesse gegangen. Die erzielten Effizienzgewinne nutzt der Full-Service-Dienstleister für Print, Online und Werbemittel mit Hauptsitz in Kassel für weitere Optimierungen.
Zu grunewald zählen inzwischen bundesweit vier Standorte mit etwa 70 Mitarbeitern. Am Standort Kassel hat grunewald bereits wesentliche Verwaltungs- und Produktionsprozesse in Obility übernommen: von statistischen Auswertungen und Abrechnungen über Lieferverteiler, die Adress- und Stammdatenverwaltung bis hin zum automatisierten Mailversand und dem Auftrags-Management.
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Aktuell arbeitet grunewald an der Übernahme weiterer Prozessschritte in Obility: unter anderem des Rechnungs- bzw. Mahnwesens über eine Datev-Schnittstelle, der Artikelkonfiguration und des Lagersystems inklusive Bestandsführung. Darüber hinaus bindet das Unternehmen aktuell seine mehr als 25 Closed Shops an und automatisiert seine Prozesse zu bk-promotion. Dieser Werbemittelhändler gehört seit 2020 zu grunewald. Parallel werden die bereits umgestellten Prozesse sukzessive weiter optimiert. „Wir erzielen hier überall deutliche Effizienzgewinne – und schließen Fehlerquellen aus“, so Tim Grunewald, Prokurist der grunewald GmbH. „In unseren administrativen Kernprozessen sind wir seit der Umstellung auf Obility sehr viel schneller geworden.“
Für die nähere Zukunft stehen die Produktionsplanung, die Zeitwirtschaft, die Betriebsdatenerfassung, die automatische Kalkulation und der standortübergreifende Einsatz von Obility auch im Werbemittelbereich auf der Agenda.
Tim Grunewald (links) mit Marcus Silber, Consulting-Experte bei Obility, in der Produktion von grunewald am Stammsitz des Unternehmens in Kassel.
Was für Obility sprach
Die Entscheidung für die Business Automation-Lösung des Koblenzer Software-Hauses hatte grunewald schon 2018 getroffen. „Damals fehlte uns aber noch die Denkweise, unsere Prozesse am besten schrittweise neu zu denken und zu digitalisieren“, erläutert Tim Grunewald den Hauptgrund, weshalb man das Projekt damals in die Zukunft verschob. „Als wir es 2024 anpackten, hatten wir bereits die gesamte Funktionalität im Haus, die wir benötigen.“
Die Komplexität der Prozesse spielte bei der Entscheidung für Obility eine Schlüsselrolle. So bietet grunewald ein umfassendes Portfolio rund um die Produktion von Digital- und Printmedien in Premium-Qualität an – von der Beratung, Konzeption und Gestaltung über die Individualisierung und Personalisierung bis zum Versand. Hinzu kommen die Werbeartikel von bk-promotion.
„Wir können unsere Prozesse flexibel auf unsere Anforderungen ausrichten, sie alle in einem skalierbaren, web-basierten System abbilden und über API- oder XML-Schnittstellen Lösungen anderer Anbieter integrieren“, betont Tim Grunewald die Bedeutung der Flexibilität. Beispielsweise wurde das Auftrags-Management eines Kunden über eine XML-Schnittstelle angebunden. Seither fließen dessen Aufträge automatisch in dieses System, werden hier in Produktionsaufträge umgewandelt und anschließend über Obility abgewickelt.
Tim Grunewald bei Obility Insight 2025: „Als Vorbereitung unseres Umstiegs auf Obility haben wir unsere komplexen Prozesse zunächst neu gedacht.“
Zentrale Datenbasis
„Wir drucken kleine und große Formate, in kleinen und mittleren Auflagen, auf technisch höchstem Niveau“ heißt es auf der Webseite des 1985 gegründeten Unternehmens, das zehn Jahre später mit der Installation einer Digitaldruckmaschine in der Produktion hochwertiger Kleinauflagen und personalisierter Druckerzeugnisse in Farbe zu einem Pionier wurde.
Ein weiterer Aspekt sprach für Obility: „Unsere Daten werden in Deutschland gehostet. Das ist für uns aus Datenschutzgründen elementar wichtig“, so Tim Grunewald. „Wir verfügen heute in einer vernetzten Lösung über eine zentrale Datenverwaltung und einen transparenten Informationsfluss – und können unsere Daten flexibel statistisch auswerten.“
