Kombination aus Projektmanagement-, Prozessstandardisierungssoftware und MIS

Wie funktionieren die genialen Process-Engines bei Vignold?

(Bild: Vignold Group)
Process-Engine von Camunda: Über das Cockpit lassen sich die laufenden Prozesse verfolgen. In der Detailansicht erkennt man live, an welcher Stelle sich wie viele Jobs befinden (sechs warten auf Kundenreaktion, für fünf Jobs muss eine überarbeitete Version hochgeladen werden). Die Process-Engine wird durch die von den Fachabteilungen erstellten BPMN-Prozessdiagramme gesteuert.

Um einen vollständig digitalen Workflow vom Auftrag des Kunden bis zur Datenauslieferung und Rechungsstellung implementieren zu können, in dem Mitarbeiter systemgesteuert arbeiten können und die Aufgabenteilung zentral über eine Workflow-Engine gesteuert wird, wurden bei Vignold zunächst alle internen und externen Prozesse detailliert erfasst, analysiert und in möglichst detaillierte Fragmente aufgeteilt.

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Die Herausforderung dabei: In der Medienproduktion gibt es nicht nur lineare Prozesse, die sich kundenübergreifend im Voraus definieren lassen, sondern man muss eben häufig auch individuell auf unerwartete Situationen (Cases) eingehen. Dieses „Problem“ meisterte Vignold mit modernen Möglichkeiten der Prozessmodellierung. Auch, dass innerhalb eines Kundenjobs jederzeit weitere Produktionsprozesse angestoßen werden können, wurde auf diese Weise realisiert. Mit den Modellierungssprachen BPMN 2.0 für lineare sowie CMMN für fallbezogene Abläufe (Case Management) und den dazugehörigen Process-Engines wird auf ein Verfahren zur feingranularen Steuerung von Prozessen innerhalb des Vignold-Workflows gesetzt. Modelliert werden diese Abläufe als definierter Standard zusammen mit den Fachabteilungen und Kunden, umgesetzt vom Entwicklungsteam. Aber: Die einzelnen Prozessablauf-Fragmente sind in Ausnahmefällen auch in anderer Reihenfolge gruppierbar. Ziel ist aber immer der ideale Einsatz des definierten Standards.

Digitale Werkbank, verteilte Produktion

Die Lösung könnte man als Kombination aus Projektmanagement-, Prozessstandardisierungssoftware und MIS bezeichnen. Dashboards erlauben berechtigten Personen jederzeit einen kompletten Statusüberblick über sämtliche Jobs im Unternehmen. Vor allem aber ermöglicht sie die Steuerung, jeden Prozessschritt eines Auftrags einem speziellen Mitarbeiter, einer Abteilung oder einem anderen Workflow-Service (z.B. Switch, Pitstop etc.) zuzuweisen, ohne als Beteiligter den tatsächlichen Ablauf bzw. nächsten Schritt kennen zu müssen. So wird jeder Job anhand des definierten Ablaufs automatisch durch das Unternehmen (und zum Kunden) geleitet. Ebenfalls lässt sich steuern, dass bestimmte Produktionsprozesse kurzerhand an andere Produktionsstandorte verlagert werden können, sofern dies erforderlich ist. Mit Hilfe der Camunda Process-Engine und einer serviceorientierten Systemarchitektur im Haus verzahnt Vignold auf diese Weise Kundenportale, eigene Produktions-Dash­boards, ERP, Online-Proofing, DAM-Systeme und natürlich den Anwender zu einer komplexen Produktionseinheit. Die händische Organisation und potenzielle Fehlerquellen werden auf ein Minimum re­duziert, es entsteht ein industrieller, agiler Medienproduktionsprozess, der analysierbar ist.

Das Job-Dashboard „JODA“ ermöglicht den direkten Zugriff aufs DAM-System und die digitale Jobtasche. (Bild: Vignold Group)

Die Aufgabenverteilung erfolgt im Unternehmen über einen Task-Manager. Alle Operatoren der interdisziplinär arbeitenden Teams sehen die anfallenden Aufgaben in einer Übersicht im Webbrowser und können diese in ihre Produktionsplanung aufnehmen. Von diesem Taskmanager gelangen die Mitarbeiter direkt auf die Arbeitsdaten im DAM-System und können die digitale Jobtasche („JODA“, Job-Dashboard) mit allen Kundeninfos einsehen. Zusätzlich wird über die Aktivität die Arbeitszeit erfasst. Er­reicht der Job die Freigabephase, werden die Mitarbeiter direkt aufgefordert, eine PDF für das On­line-Approval ins System zu laden, der Kunde wird daraufhin über das Freigabeverfahren informiert. Nach Freigabe oder Korrekturauftrag werden automatisch die neu entstandenen Aufgaben verteilt – solange, bis der Job anhand des definierten Prozesses abgeschlossen ist. Projektmanagement und Geschäftsleitung können jederzeit transparent den Fortschritt jedes Auftrags beobachten, so freie Kapazitäten oder Produktionsengpässe erkennen und bei Bedarf notwendige Gegenmaßnahmen einleiten. Die sogenannten „Brandstreet“-Tools aus dem Hause Vignold bilden auf Basis dieser Technologie quasi das Gegenstück – die webbasierte Marketing-Infrastruktur für und beim Kunden.

Iteration

Was man bei Vignold beobachtet: Durch die Di­gitalisierung gehen Kommunikation und Ge­schäftsmodell immer mehr Hand-in-Hand. Erfolgsmessung zählt, bei Omnichannel-Kampagnen machen schnelle Iterationszyklen im digitalen Geschäft intelligentes Marketing möglich. Die Herausforderung für Vignold dabei ist, eine Sensorik für Dashboards aufzubauen, die Touchpoint-Frequenz, Kundenbindung und -wiederkehr zu messen. Aber welche Zahlen hat man denn da an welcher Stelle? Will man den mobilen Kunden bis auf den POS herunter tracken? Und was macht man dann mit diesen Informationen? Das gehe schon stark in Richtung Business Modelling, so die Vignold-Führung. Und das Kommunikationsmittel ist dann auch kein Medium mehr, sondern Absatzkanal, quasi: POS in der Hosentasche!  [4172]

Über den Task-Manager können die Operatoren Aufgaben aus der Jobübersicht in ihre Produktionsplanung übernehmen. (Bild: Vignold Group)

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