Easykal erweitert sein Management-Informationssystem um KI-Unterstützung bei der Auftragsanlage und eine durchgängige Shopintegration. Im Fokus stehen damit Prozesse, bei denen in Druckereien trotz automatisierter Produktion noch manuelle Datenerfassung und Medienbrüche entstehen – vom Eingang einer Bestellung bis zur Übergabe an nachfolgende Produktions- und Verwaltungsprozesse.
Wenn aus einer Bestellung ein Auftrag werden muss
Bestellungen erreichen Druckereien über unterschiedliche Kanäle. Während Webshops strukturierte Daten liefern können, kommen andere Aufträge per E-Mail oder als PDF-Dokument. Bevor daraus ein Produktionsauftrag entsteht, müssen die relevanten kaufmännischen und technischen Angaben im Management-Informationssystem vorliegen. Zusätzlicher Aufwand entsteht immer dann, wenn bereits vorhandene Informationen erneut erfasst oder zwischen Anwendungen übertragen werden müssen.
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Easykal setzt mit seiner KI-Unterstützung bei diesem frühen Prozessschritt an. Eingehende PDF-Dokumente werden analysiert und die darin enthaltenen Daten für die Auftragserstellung verwendet. Die Dokumente können direkt in Easykal hochgeladen, über einen definierten Hotfolder bereitgestellt oder über eingehende E-Mails verarbeitet werden. Neu ist die automatische Auftragserstellung bei Easykal allerdings nicht grundsätzlich. Bereits 2023 beschrieb das Unternehmen ein PDF-Lesesystem, das Dokumente per OCR ausliest und anhand der gewonnenen Informationen Aufträge erstellt. Die aktuelle KI-Integration ist deshalb als Weiterentwicklung eines bestehenden automatisierten Workflows einzuordnen.
Für die Auftragssachbearbeitung liegt der praktische Nutzen darin, Informationen aus einer Bestellung nicht zunächst lesen und anschließend Feld für Feld erneut in das MIS übertragen zu müssen. Der Arbeitsschwerpunkt kann sich damit von der reinen Datenerfassung stärker auf Kontrolle, Ergänzung und weitere Bearbeitung des Vorgangs verlagern.
Shopartikel direkt in die Auftragsabwicklung
Bei Bestellungen aus Webshops stellt sich die gleiche Aufgabe unter anderen Voraussetzungen. Ein Onlineshop automatisiert zunächst den Bestellvorgang auf Kundenseite. Muss der Auftrag anschließend in der Druckerei erneut angelegt werden, bleibt zwischen Shop und MIS ein Medienbruch bestehen. Mit der Shopintegration steuert Easykal eingehende Bestellungen nach Unternehmensangaben automatisch in den Verwaltungsprozess ein. Eine manuelle Neuanlage des Auftrags ist dabei nicht erforderlich. Vorgesehen sind sowohl B2B- als auch B2C-Szenarien.
Für Druckunternehmen interessant ist dabei der Umgang mit unterschiedlichen Shopartikeln. Diese können als Lagerartikel geführt, individualisierbar angeboten oder als im Shop vollständig berechnete Artikel übernommen werden. Easykal kann Artikel im Shop anlegen; Änderungen lassen sich über die Artikelverwaltung des MIS weitergeben.
Damit beschränkt sich die Verbindung nicht auf den Auftragseingang. Auch Lagerbestände können aus Easykal heraus im Shop aktualisiert werden. Bei physischen Lieferungen reicht der Informationsfluss bis zum Versand: Über Versandschnittstellen erzeugte Trackingnummern können an den Shop zurückgegeben werden. Shop, Artikelverwaltung, Lager, Auftrag und Versand werden so in einen gemeinsamen Datenfluss eingebunden.
Prozessautomatisierung entscheidet sich in der Regel an den Übergabepunkten. Easykal erlaubt den durchgängigen Datenfluss – jetzt auch mit KI-Unterstützung.
Auftragsdaten für weitere Prozesse
Mit der Auftragsanlage ist der betriebliche Ablauf nicht beendet. Easykal ist als browserbasiertes Kalkulations- und Auftragsmanagementsystem für die Druckindustrie ausgelegt. Zum Funktionsumfang gehören nach Herstellerangaben unter anderem Kalkulation, Auftragsabwicklung, Artikelverwaltung, Rohwaren- und Fertigwarenlager sowie Fakturierung.
Auch bei den Druckdaten sind automatisierte Abläufe vorgesehen. In B2B-Prozessen können Kunden Daten zu einem Auftrag bereitstellen. Anschließend sind eine automatische Datenprüfung sowie das Ausschießen nach hinterlegten Vorgaben möglich. Easykal kann zudem nutzenoptimierte Druck-PDFs berechnen und erzeugen.
Bei standardisierten Produkten lassen sich Informationen aus dem Artikelstamm für weitere Arbeitsschritte nutzen. Als Beispiel nennt der Anbieter Barcode- und Matrix-Etiketten, deren variable Inhalte und Codes aus hinterlegten Artikeldaten dynamisch erzeugt werden können. Statt Informationen in mehreren Anwendungen separat zu pflegen, sollen vorhandene Stammdaten damit für nachfolgende Prozesse verfügbar bleiben.
Statistiken und Auswertungen greifen die im System entstehenden Daten wiederum für die kaufmännische Betrachtung auf. Damit reicht der Datenfluss von der Auftragserfassung über Produktions- und Warenwirtschaftsprozesse bis zur Auswertung abgeschlossener Vorgänge.
PPWR-Dokumentation aus vorhandenen Daten
Für Druck- und Verpackungsunternehmen gewinnt zugleich die Dokumentation im Zusammenhang mit der europäischen Packaging and Packaging Waste Regulation (PPWR) an Bedeutung. Easykal bezeichnet das System als „PPWR Ready“.
Nach Angaben des Unternehmens können die dafür erforderlichen Dokumentationen aus Easykal heraus erstellt werden. Als Grundlage dienen vorhandene Stammdaten, Konformitätserklärungen und Betriebsdaten. Zusätzliche Excel-Dateien oder separate Werkzeuge sollen für diesen Prozess damit nicht erforderlich sein. Auch hier geht es letztlich darum, bereits im System vorhandene Informationen für eine weitere Aufgabe zu verwenden, statt sie erneut zusammenzutragen.
Automatisierung an den Schnittstellen
Die aktuellen Erweiterungen zeigen, dass sich Prozessautomatisierung im Print-MIS zunehmend an den Übergabepunkten entscheidet. Bei der KI-gestützten Auftragsanlage geht es um den Weg vom eingehenden Dokument zum strukturierten Auftrag. Bei der Shopintegration reicht die Prozesskette von Artikel und Bestellung über Lagerinformationen bis zum Versandstatus. Anschließend werden die Daten für Druckvorstufe, Produktion und kaufmännische Abwicklung weitergenutzt.
Für Druckunternehmen ist dabei weniger entscheidend, ob im Hintergrund KI, OCR, eine Schnittstelle oder eine klassische Automatisierungsregel arbeitet. Der praktische Maßstab ist, wie häufig bereits vorhandene Informationen erneut erfasst, kontrolliert oder zwischen Systemen übertragen werden müssen. Genau an diesen Übergängen setzt Easykal mit den aktuellen Erweiterungen an.
