Kennzahlen im Blick: So steuern Druckereien ihr Unternehmen erfolgreicher

Viele Druckereien verfügen über zahlreiche Daten, nutzen sie aber nicht konsequent für die Unternehmenssteuerung. Ein Fachbeitrag der Apenberg & Partner GmbH zeigt, welche Kennzahlen Geschäftsführer regelmäßig im Blick haben sollten und warum die richtige Auswahl wichtiger ist als eine möglichst große Datenmenge.

Maschinendaten, Auftragsinformationen, Umsätze oder Kundendaten – in Druckereien stehen heute zahlreiche Informationen zur Verfügung. Dennoch werden viele Unternehmen eher verwaltet als aktiv gesteuert. Darauf weist die Apenberg & Partner GmbH in einem aktuellen Fachbeitrag hin. Entscheidend sei nicht die Menge der verfügbaren Daten, sondern ihre Aussagekraft für unternehmerische Entscheidungen.

Eine hohe Auslastung ist dabei kein verlässlicher Erfolgsindikator. Auch eine voll ausgelastete Druckerei kann wirtschaftlich unter Druck geraten, wenn Aufträge zu geringe Margen erzielen, Nacharbeiten zunehmen oder Prozesse unnötig Zeit kosten. Deshalb sollte ein Führungs-Cockpit nicht nur zeigen, wie viel gearbeitet wird, sondern auch, ob die Arbeit wirtschaftlich ist.

Als besonders wichtig gelten fünf Steuerungsfelder: Liquidität, Deckungsbeitrag, Produktivität, Vertrieb sowie Organisation und Personal. Die Liquidität zeigt, ob ein Unternehmen seinen Zahlungsverpflichtungen auch in den kommenden Wochen nachkommen kann. Beim Deckungsbeitrag wird deutlich, welche Kunden, Produkte oder Aufträge tatsächlich zum Unternehmenserfolg beitragen. Gleichzeitig hilft die Betrachtung der Produktivität dabei, Schwachstellen im gesamten Auftragsprozess zu erkennen – von der Angebotserstellung bis zur Auslieferung.

Auch der Vertrieb sollte nicht ausschließlich am Umsatz gemessen werden. Wichtige Kennzahlen sind unter anderem die Qualität neuer Aufträge, die Entwicklung der Angebotspipeline oder die erzielbaren Preise. Ergänzend liefern organisatorische Kennzahlen wie Krankenstand, Überstunden oder wiederkehrende Engpässe Hinweise darauf, ob Prozesse stabil laufen oder strukturelle Probleme entstehen.

Nicht jede Kennzahl muss täglich überprüft werden. Während Liquidität, Produktionsstatus oder kritische Liefertermine eine tägliche Kontrolle erfordern, eignen sich Deckungsbeiträge, Reklamationen oder die Kapazitätsplanung für eine wöchentliche Betrachtung. Strategische Themen wie Ergebnisrechnung, Kundenprofitabilität oder Investitionen gehören dagegen in die monatliche Auswertung.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Warnsignale wie steigende Umsätze bei sinkendem Ergebnis, zunehmende Nacharbeit, schwache Liquidität trotz hoher Auslastung oder große Abweichungen zwischen Vor- und Nachkalkulation. Sie können auf Schwächen in den Prozessen oder im Geschäftsmodell hinweisen.

Nach Einschätzung der Apenberg & Partner GmbH ist für die Einführung eines Führungs-Cockpits nicht in erster Linie eine neue Software entscheidend. Wichtiger sei es, die relevanten Kennzahlen festzulegen, Verantwortlichkeiten zu definieren und die Ergebnisse regelmäßig zu besprechen. Ein kompaktes Cockpit mit zehn bis fünfzehn Kennzahlen und einer konsequenten Analyse der wichtigsten Entwicklungen könne bereits einen wichtigen Beitrag zur Unternehmenssteuerung leisten.