Wie Wirtz Druck den Mailing-Vertrieb neu erfindet

Wirtz Druck zählt mit seiner Marke MailingLiebe schon lange zu den führenden Direktmailing-Spezialisten in Deutschland. Jetzt macht das Unternehmen durch eine digitale Innovation auf sich aufmerksam. Wirtz Druck hat einen KI-Agenten entwickelt, der über WhatsApp Preisanfragen beantwortet, individuelle Mockups generiert und Blickverlaufsanalysen liefert. Das System wurde komplett intern entwickelt. print.de hat sich das Tool von den Geschäftsführern Vinzenz und Mark Schmidt vorführen lassen.

Der Ausgangspunkt für das neue Tool war kein Strategiepapier, sondern ein Gespräch. Vor rund einem Jahr kehrte ein junger Mitarbeiter, Luca Kottmann, aus den USA zurück – mit Erfahrung im Bereich Analytics und mit Ideen, wie KI in der Produktion eingesetzt werden könnte. Statt ihn in die Analytics-Abteilung wieder einzugliedern, richtete die Geschäftsführung eine eigene Stabsstelle ein: „Lead AI Innovation“. Dazu holte das Unternehmen mit Miray Kilic einen weiteren Informatiker hinzu, der gerade seinen Bachelor abschließt. Die beiden jungen Leute erarbeiteten ohne externe Dienstleister und ohne den Einkauf von Fertiglösungen den WhatsApp-Agenten selbstständig.

Das erste Projekt war ein KI-gestützter Poster-Shop, www.yooster.de, der über Style-Transfer individuelle Motive generiert. Innerhalb von acht Wochen lief ein Test an, nach drei Monaten war das System live und verkaufte an Endkunden. „In diesem Prozess haben wir viele Dinge gelernt“, sagt Mark Schmidt. Der WhatsApp-Agent war dann der nächste logische Schritt.

Vor der Weiterentwicklung zu einem WhatsApp-Agenten fragte sich das Unternehmen: Warum kaufen manche Kunden noch nicht bei Wirtz? Was steht einem Erstkontakt im Weg? Die Antworten, die das Team identifizierte, war klar: manche Kunden wünschen sich noch mehr Geschwindigkeit und eine noch bessere Zugänglichkeit. Wer zum Beispiel abends ein Mailing plant, will keine Öffnungszeiten abwarten, um seine Idee umzusetzen. Wer sich nicht sicher ist, welches Produkt passt, traut sich manchmal nicht, beim Vertrieb anzurufen. Für beide Kundengruppen bietet der neue KI-Agent, der in wenigen Minuten zu professionellen Ergebnissen führt, rund um die Uhr verfügbar ist und kein Login erfordert, die Lösung.

Drei Funktionen, eine Schnittstelle

Der Agent ist über WhatsApp erreichbar, das Scannen eines QR-Codes genügt. Das Angebot ist niedrigschwellig. Wer „Hallo“ schreibt, landet direkt in der Beratung. Der Assistent antwortet auf Deutsch, kann aber bei expliziter Anfrage auch andere Sprachen bedienen.

Funktion eins: das Echtzeit-Angebot

Wer nach dem Preis für einen Couponhelden oder eine Twin Card fragt, erhält sofort eine Antwort. Wer daraus ein PDF-Angebot für den Chef braucht, bekommt es – mit Produktbild, Auflagenangabe, Firmierung und Preiskalkulation – innerhalb von etwa einer Minute. „Das ist in der Geschwindigkeit und Qualität fast besser als aus unserem komplexen MIS-System“, sagt Mark Schmidt. Und das ohne manuelle Bearbeitung.

Funktion zwei: das KI-Mockup

Wer ein kreatives Selfmailing plant, kann dem Agenten per Sprach- oder Textnachricht ein Briefing schicken, inklusive Zielgruppe, Coupon-Struktur, Farbwelt und Tonalität. Das System generiert innerhalb von ein bis zwei Minuten ein visuelles Mockup, inklusive passender Bildwelt und Call-to-Action-Texten, die es selbständig formuliert. Fehlt eine Angabe im Briefing, füllt der Agent sie eigenständig sinnvoll auf. Das Logo des Auftraggebers lädt der Nutzer einmalig hoch. Nach Rückmeldung wird das Mockup unmittelbar überarbeitet.

Funktion drei: die Blickverlaufsanalyse

Das ist die technisch anspruchsvollste Komponente. Wer ein vorhandenes Mailing – zum Beispiel aus der letzten Kampagne – als Foto hochlädt, erhält nach rund zwei bis drei Minuten eine KI-gestützte Aufmerksamkeitsanalyse. Das System zeigt, wohin die Blicke von Empfängern wandern, welche Bildelemente dominieren und wo Handlungsbedarf besteht. Die Empfehlungen werden textuell erläutert und zusätzlich grafisch direkt im Bild verortet.

Eigenentwicklung, Fullstack, kein Baukastensystem

Was das System besonders ausmacht: Es wurde vollständig intern entwickelt. „Das ist nicht zusammengeklickt“, betont Mark Schmidt. Die Architektur der Workflows stammt komplett aus dem Haus – in Fullstack-Entwicklung im Hardcode aufgebaut – von der Datenverarbeitung über die KI-Logik bis zur Oberfläche. „Das verschafft dem Team eine Flexibilität, die mit Modulanbietern kaum erreichbar wäre“, betont Mark Schmidt. Neue KI-Funktionen können innerhalb von Tagen integriert werden, wenn sie für einzelne Funktionen, etwa Sprachverarbeitung oder Bildgenerierung, bessere Ergebnisse liefern.

Im System hinterlegt sind aktuell rund 20 Produkttypen aus dem MailingLiebe-Portfolio, jeweils mit Preisen, Auflagen und Produktionszeiten. Anfragen, die über diesen Rahmen hinausgehen, beantwortet der Agent mit einer Weiterleitung an den Vertrieb.

Was auch wichtig ist: Manipulationsversuche blockt die Sicherheitsarchitektur automatisch. Wirtz Druck legte auch Wert darauf, dass die DSGVO-Konformität in dem Agenten eingebaut ist. Wer ein Angebot als PDF anfordert, gibt nur Firmenname und Ansprechpartner an. Alle Daten werden nach einem definierten Zeitfenster automatisch gelöscht. Eine Registrierung ist nicht erforderlich.

Erstkunden und Marktreaktionen

Erste Kundenreaktionen zeigen, dass Wirtz Druck mit seiner Innovation einen Nerv getroffen hat. Die Einkäuferin eines Handelsunternehmens nutzte das Tool, um ein Mailing inklusive eines mehrseitigen Booklets zu konzipieren. Ihr Feedback: Das Mockup sei bereits durch mehrere Instanzen des Werbebeirats gelaufen. Ein anderer Kunde schreibt: „Wenn ihr das gut weiterentwickelt, ist die KI für ein Team wie bei mir ideal, um auf konzeptionelle Ideen zu kommen. Anstatt aufgrund von Zeitmangel auf einen Standardbrief zurückzugreifen, könnten wir dadurch öfter eure Produkte einsetzen.“

Als Vinzenz Schmidt in einem Strategiekreis das System erstmals anderen Unternehmern vorstellte, waren die Reaktionen eindeutig: Die anwesenden Druckereimanager erkannten das Potenzial sofort.

Was als Nächstes kommt

Der Agent auf WhatsApp-Basis ist für Wirtz Druck erst der Anfang. Im Zuge des geplanten Website-Relaunchs wird der Agent auch dort als Teil der MailingLiebe.AI-Suite verfügbar sein. Einzelne Funktionen könnten auf eigene Landingpages ausgelagert werden. Das System wird dann über Kanal-Grenzen hinweg einsetzbar. Später können ausgewählte Funktionen über eine REST-API (Token-basiert) für Kunden geöffnet werden, sodass diese Teilfunktionen direkt in Marketingsysteme eingebunden werden können. „Service as a Service!“

Das mittelfristige Ziel: Aus dem Mockup soll in der nächsten Entwicklungsstufe ein druckfertiges Layout werden, inklusive der postalischen Parameter, die für den Postversand maßgeblich sind. Das Oster-Mailing, das Wirtz Druck jüngst an ausgewählte Bestandskunden verschickte, zeigt, wohin die Reise geht: Jedes Unternehmen erhielt ein individuell generiertes Mockup mit auf den jeweiligen Kunden zugeschnittener Bildwelt.

In Zukunft werden wir unseren Kunden im Vorfeld fertige Kampagnen-Cases entwickeln und relevante Lösungen präsentieren, die exakt auf deren Zielgruppen zugeschnitten sind. „Wir sind der Partner, der schon vor dem ersten Gespräch liefert – relevanter, kreativer und erfolgreicher“, gibt sich Mark Schmidt zukunftsorientiert.

Fazit

Der neue Kundenservice, über WhatsApp Mailings zu kreieren und Angebote einzuholen, kommt dem veränderten Kommunikationsverhalten der Generation Z entgegen. Diese Altersgruppe kommuniziert lieber per WhatsApp via Smartphone als lange Mails zu schreiben oder zu telefonieren. Mit dem Generationenwechsel verändern sich auch die Kundentermine – wo früher zunächst eine Agentur gebrieft, ein Designer engagiert und ein Entwurf abgenommen werden mussten, liegt heute ein Mockup nach zwei Minuten auf dem Tisch … oder besser gesagt, auf dem Bildschirm. Für Wirtz Druck ist der neue Service kein Selbstzweck und nicht nur Technologie-Showcase. „Wir wollen Aufträge generieren“, bringt es Vinzenz Schmidt auf den Punkt.