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Was ist Database Publishing?
Database Publishing bedeutet die Datenbank-gestützte Produktion von Medien. Mittels Database Publishing werden beispielsweise produziert:
- Kataloge
- Broschüren
- Beilagen
- Flyer
- Preislisten
- Datenblätter
- Anzeigen
Wie funktioniert Database Publishing?
Beim Database Publishing werden die Informationen über einen Druckauftrag in einer Datenbank gespeichert und strukturiert, für den Druck werden sie automatisch formatiert und ausgegeben. Dies geschieht mittels Layoutvorlagen, die mit der Datenbank verknüpft sind. Bei Änderungen in der Datenbank wird das Layoutdokument automatisch auf den neuesten Stand gebracht. Neben PDF-Dateien und Browser-basierten Prozessen werden meist diese Programme verwendet:
- Adobe FrameMaker
- Adobe InDesign, unterstützt durch Plug-ins
- QuarkXPress, unterstützt durch XTensions
Database Publishing: Vorteile für Kunden im Video
Database Publishing hat zahlreiche Vorteile für die Kunden: Es spart eine Menge Ressourcen, insbesondere Zeit, und beugt Fehlern vor. Wie die Leistungen der automatisierten Medienproduktion dem Auftraggeber zugutekommen, zeigt das folgende YouTube-Video am Beispiel eines Schraubenherstellers, der einen umfangreichen Katalog seiner Waren erstellen möchte.
Database Publishing: Voraussetzungen für den Erfolg
Voraussetzung für den Erfolg mit Database Publishing ist, im richtigen Moment mit der richtigen Information beim Kunden zu sein. Eine Binsenweisheit, die längst nicht in allen Köpfen verankert ist. Doch je nach Branche und Zielgruppe werden unterschiedliche Printpublikationen eingesetzt, die Produktdaten beinhalten. Ob Hersteller oder Händler, ob B2B oder B2C: Jeder Marketingentscheider setzt auf bestimmte Arten von Publikationen.
Bis zur Veröffentlichung der Produktpublikationen wird mit verschiedenen Abteilungen und externen Dienstleistern wie Grafikern oder Agenturen daran gearbeitet. Mit speziellen Softwarelösungen lässt sich die „Time to Market“ verkürzen, die Qualität steigern und die Zusammenarbeit verbessern.
Datenbankbasierte Printproduktionen sind auf aktuelle und vollständige Produktinformationen angewiesen. Analysiert man die Arbeitsabläufe verschiedener Produktionsszenarien, so findet man auch geeignete Software für den jeweiligen Einsatzzweck.
Bei der Wahl der richtigen Anwendung ist also Folgendes zu bedenken:
- Welche Werbemittel sind Verkaufsunterlagen?
- Welche Prozesse greifen bei der Erstellung dieser?
- Wer ist daran beteiligt?
- Und in erster Linie: Wie lässt sich die Gestaltung und die Aktualität der Inhalte sicherstellen?
Nachfolgend werden vier Publikationsszenarien und Typen von Werbemitteln behandelt, die eines gemeinsam haben: Sie benötigen aktuelle, vollständige Produktinformationen, wie Preise, Bestellnummern, Lieferzeiten, Bilder oder unterschiedliche Marketingtexte.
Database-Publishing-Lösungen für 4 Szenarien aus der Praxis
1. Database-Publishing-Systeme hinter hochstrukturierten Publikationen
Mehrere hundert Seiten, tausende Artikel: Umfangreiche Preislisten und Ersatzteilkataloge, oft in verschiedenen Sprachen, sind wichtige Verkaufsinstrumente in der Industrie und im technischen Großhandel, also in der B2B-Kommunikation. Hier ist der „Katalog auf Knopfdruck“ möglich – wenn die Datenqualität stimmt. Knapp die Hälfte aller deutschen Unternehmen verfügt jedoch einer aktuellen Studie zufolge über schlechte Daten. Ein PIM-System ist eine weitere Voraussetzung für den automatisierten Katalog. Wenn dieser mit wenigen Seitenlayouts auskommt und sich die Gestaltung am Textfluss orientiert, ist im Idealfall die hundertprozentige Automatisierung möglich. Jede Version des Katalogs – ob Saison- oder Sprachversion – wird aus dem PIM-System heraus mit aktuellen Produktdaten generiert. Je nach Markt und Zielgruppe können kundenspezifische Inhalte wie Warengruppen oder Preise sowie Sprachen verwendet werden. Tabellen, Indizes und Inhaltsverzeichnisse aktualisieren sich vollautomatisch. Als Vorschau dient eine WYSIWYG-Preview, bevor die Ausleitung in Desktop-Publishing-Anwendungen wie InDesign, QuarkXPress und Framemaker erfolgt. Ein Vorteil dieser Publikationen liegt im flexiblen Änderungsmanagement im PIM-System und den Updatemöglichkeiten bestehender Dokumente.
So funktioniert der Prozess:
- Layout und Templates gestalten
- Datenfelder und Regeln hinterlegen
- Daten anbinden
- Publikation generieren
2. Database-Publishing-Lösungen für gestaltungsintensive Publikationen
Hochgradig kreative Drucke sind die „Lieblinge“ der Grafiker und Designer. Originelle Kataloge, aber vor allem Flyer, Broschüren und Beilagen sind wichtige Werbemittel im B2C-Geschäft von Herstellern oder Versandhändlern. All dies steht nicht im Konflikt mit einem zentralen Produktdatenmanagement. Database-Publishing-Tools können zentral gepflegte Produktdaten ohne Umwege für unterschiedliche Printpublikationen nutzen. Als Xtensions oder Plug-ins kommen sie in QuarkXPress und Adobe InDesign plattformübergreifend unter Windows und Mac OS X zum Einsatz.
Plug-ins greifen auf Produktinformationen im PIM zu. Diese werden im Dokument platziert, wobei das Layout keine Rolle spielt. Entscheidend ist, dass die Produktdaten korrekt und automatisiert übernommen werden können. Die Fehleranfälligkeit wie bei einer manuellen Datenübernahme gibt es nicht. Der Grafiker baut die Rohdaten einfach in das Druckdokument ein und gestaltet anschließend ein hochwertiges, kreatives Layout. Hierbei kann er auf definierte Kapitel oder Warengruppen zugreifen. Beliebige Elemente wie Füller oder Werbung lassen sich einfach einschieben. Die Verbindung zum PIM bleibt erhalten, sodass Produktinhalte auch nach der manuellen Layoutanpassung im Dokument aktualisiert werden können.
3. Database-Publishing-Systeme zur Lokalisierung von Publikationen
Lokalisierung ist nicht nur Übersetzung. International agierende Unternehmen müssen ihre Werbemittel auch auf weitere Inhalte anpassen. Je nach Land und Kulturkreis werden andere Produktvarianten, Farben oder Kampagnenmotive verwendet. Abhängig von der Sprachauswahl sollte eine Silbentrennung in Texten möglich sein.
Ein Praxisbeispiel: Werbeflyer oder Beilagen zur Vermarktung von Warnwesten im europäischen Straßenverkehr. Die Vorlage stammt vom Hersteller oder Händler in Deutschland. Hier ist die Weste in Orange der Top-Seller. Im Hintergrund befindet sich das Bild einer Straße mit deutschen Begrenzungspfosten in Weiß-Schwarz vor einem grünen Wald. Neben der Übersetzung, der Währung und landesspezifischen Preisen muss bei einer solchen Kampagne auch ein lokales Motiv gewählt werden. Denken wir an Landschaften, Links- oder Rechtsverkehr, andere Arten von Verkehrsschildern et cetera. Das Markenlogo kann je nach Zugriffsrechten verändert oder eben nicht verändert werden. Zudem müssen freigegebene Dokumente via Web zurückgesetzt und bearbeitet werden können. Gute Systeme ermöglichen die Zuweisung von Benutzergruppen zu bestimmten Druckvorlagen und ein entsprechendes Zugriffs-Management. So werden hohe Agenturkosten vermieden und das Corporate Design in Landesgesellschaften oder Niederlassungen eingehalten. Moderne Web-to-Print-Szenarien besitzen Schnittstellen zur Produktdatenmanagement-Software, was die Aktualität garantieren soll.
4. Database-Publishing-Lösungen für die Seitenplanung
Einzelhandelsketten oder Discounter investieren viel in Beilagen, die aktuelle Angebote bewerben. Auch in international führenden Unternehmen wird hier oft noch mit Papier, Schere und Kleber, also bei Weitem nicht mehr zeitgemäß, gearbeitet. Neueste Anwendungen helfen online bei der Seitenplanung von Produktflyern – das kreative Finishing erfolgt dennoch manuell. Produkte lassen sich heute gezielt einzelnen oder Doppelseiten zuordnen. Bei der Erstellung von Flyern, Beilagen, Prospekten oder kreativen Produktkatalogen gibt es automatisierte Workflowlösungen, um den Freigabeprozess zwischen Produktmanagement, Einkauf und Werbegrafik oder Agentur zu verbessern. Erfolgsrezept bei der Seitenplanung ist die konsequente Trennung der Inhalte vom Layout. Kataloge und Broschüren können dann flexibel in Kapitel und einzelne Seiten oder Druckbogen unterteilt werden, wobei beliebig viele Kapitel und Seiten hinzugefügt und auch wieder entfernt werden können.
Global und mehrsprachig: Die 9 wichtigsten Markttrends im Database Publishing
- Unterstützung globaler, mehrsprachiger Publikationsprozesse
- Gleichzeitiges Erscheinen in verschiedenen Lokalisierungen
- Höchstmaß an Aktualität
- Kreative und strukturierte Publikationen
- Kostenersparnis durch Automatisierung
- Personalisierte Produktionen
- Einfache Wiederverwendbarkeit von Produktionen
- Mehr Unabhängigkeit von Dienstleistern
- Print-on-Demand
Artikel von Benjamin Rund, 26.03.2018.